# Dokumentmanagementsystem

Dokumentation zur Dokumentablage der Mint System.

# Review-Workflow

Dokumente zur Review werden mit dem Tag review-[kürzel] in Nextcloud markiert.

Beispiel: Marco möchte, dass Janik das Dokument "Flyer" reviewed. Er zeigt die Datei in Nextcloud an und tagged diese mit review-jvr. Janik sieht sich seine Tags an, klick auf review-janik und sieht alle Dokumente, die er anschauen muss. Ist die Aufgabe erledigt, entfernt er seinen Tag und fügt den Tag review-mr hinzu. Nun weiss Marco, dass das Dokument angeschaut wurde.

# Format

Die Office-Dokumente werden als .odt gespeichert.

Dateien vom Typ .zip müssen immer entpackt sein, damit die Inhalte durchsuchbar sind.

# Versionierung

Dokumentversionen werden von Nextcloud verwaltet.

Ein Dokument soll immer nur einmal existieren, das heisst keine Versionsduplikate erstellen.

# Dateinamen

Datum

Sitzungsnotizen und datierte Dateien werden am Anfang mit dem Datumsstempel versehen: YYYY-MM-DD Dateiname.md

# Reservierte Namen

Bestimmte Ordnernamen sind reserviert.

Input

Ordner mit der Bezeichung *Input| sind Sammelordner mit Dokumenten zur Verarbeitung.

Archiviert

Zu Archivierung werden Dokument oder Ordner im selben Verzeichnis in den Ordnert *Archiviert| verschoben.

Output

Dokument und Dateien zur Veröffentlichung freigeben.

tmp

Temporäre Dateien können hier abgelegt werden.

# Ablagestruktur

Bestimmte Ordner erfordern die Erstellung eines Unterordners.

Ordner Beschreibung
Angebot Angebote der Mint System
Archiv Ablage zur Archivierung
Bilder Fotoalben
Corporate Design Format- und Dokumentvorlagen, Bilder zur Publikation
Data Speicherung von Anwendungsdaten. Beispielsweise Passwort-Dateien von KeePassXC
Development Entwicklung Odoo und System Engineering
Finanzen Finanz- und Kontenplan
Förderbeiträge Dokumente Sponsoring Mint System
Geschäftsführung Strategische Informationen
Gründung Gründungsdokumente
Infrastruktur Dokumentation der Mint System Infrastruktur
Lieferanten/[Name] Lieferantenbeziehungen werden hier abgebildet
Management Handbuch Dokumentation zu Methoden und Vorgehensmodellen
Marketing Dokumente zu Marketing-Kampagnen
Meeting Meeting Protokolle der Mint System
Methodik/[Thema] Angwendet Methoden
Mitgliedschaften/[Name] Dokumente zu Mitgliedschaften bei Vereinen und anderen Organisationen
News Neuigkeiten aus Medien
Odoo Odoo Dokumente
Odoo Handbuch Das Odoo Handbuch ist eine Referenzdokumentation der Odoo-Prozesse und bietet eine umfangreiche Benutzeranleitung.
Partner Dokumente zu unseren Partner
Personal Verträge und Abrechnungen
Produkte Dokumente zu den Mint System Produkten
Projekte/[Name] Projektablagen analog Odoo. Der Projektnahme enthält den Unternehmensname sowie eine Projektbezeichnung.
Public Relations Zeitungsartikel und allgemeine PR
Rechnungen/[Monat] Rechnung von Lieferanten
Secrets Schlüssel und Passwörter
Steuern/[Jahr] Dokumente Unternehmens- und Mehrwertssteuer
Strategie Allgemeine Geschäftsstrategie und Businessplan
Verkauf Vorlagen für Angebote
Verträge/[Name] Alle Vertragsdokumente mit Externen
Vorlage Dokumentvorlagen mit Inhalt
Website Dateien zum Webauftritt
Wiki Mint System Wissensdatenbank